Dokumentowanie systemu ISO 9001, to proces wymagający pewnej wiedzy. Wiedzę na ten temat może posiąść każdy. Nie opłaca się płacić ogromnych sum firmom konsultingowym. Wystarczy zaznajomić się z pewnymi wytycznymi, przestudiować kilka przykładów i napisać dokumentację dla swojej firmy. Warto mimo wszystko poradzić się fachowców, kiedy dokumentację napiszemy.

Dość szczególnym elementem dokumentacji ISO 9001:2000 są zapisy. Zapisy jakościowe przedstawiają dowody działania systemu i jego zgodności ze standardem ISO 9001. Osobliwość zapisów polega na tym, iż tworzy je pracownik, odnotowując wyniki swojej pracy. Zapisy, tak jak wszystkie dokument w systemie zarządzania wg. Normy ISO 9001:2000, podlegają nadzorowi.

Dokumentacja ISO 9001 wymaga nadzoru. Nadzór nad dokumentami ISO 9001 nie jest łatwym procesem. Dzięki odpowiednim programom komputerowym oraz/lub właściwemu sposobowi postępowania, można stworzyć doskonale funkcjonujący system nadzoru nad dokumentacją i zapisami.

Jednym z podstawowych składników dokumentacji systemu ISO 9001:2000 są procedury. Wielu pełnomocników jakości ma problemy z tym jak tworzyć procedury ISO 9001:2000. Tymczasem nie jest to wcale trudne. Trzeba przestrzegać kilku wytycznych. Tworzenie procedur staje się wtedy bardzo proste.

Głównym dokumentem w systemie zarządzania zgodnym z ISO 9001 jest polityka jakości. Jest ona elementem strategii przedsiębiorstwa, dlatego musi być z nią spójna. Polityka stanowi podstawę do stworzenia celów jakościowych.